[DAsP] 2-2-1절 정보 요구 사항 수집

과목2. 데이터 요건 분석

제 2장 정보 요구 사항 조사

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1. 관련 문서 수집

관련 문서에는 업종에 대한 이해에 도움이 되는 자료, 기업에 대한 전체적인 상황 이해시 도움이 되는 자료, 사용자가 업무 처리를 위해 참고로 하는 상세한 업무 매뉴얼, 업무 처리시 활용하는 정보 처리 매뉴얼, 정보시스템으로부터 산출되는 보고서 및 각종 장표, 처리 화면 등이 포함되며 본 자료 를 수집하고 체계적으로 분석해서 정리함으로써 사용자 정보 요구 사항을 파악한다.

가. 문서수집 목적

구현 시스템의 대상과 범위를 좀더 명확하게 정의하고 기업과 업종에 대해 잘 이해하기 위하여 업종, 경영 전략, 정보시스템 등에 대한 과거 실적 자료 및 향후 계획 등의 자료를 수집한다.

나. 문서 수집 자료

정보 요구 사항에 도움이 되는 자료의 종류 중 대표적인 자료는 다음과 같다.

• 경영 계획에 대한 자료 예) 중장기 경영 전략, 향후 3년에 대한 경영 계획서
• 정보시스템에 대한 자료 예) 현행 발행 보고서, 전산 처리 의뢰서
• 과거 수행한 컨설팅 보고서전산처리 업무 매뉴얼현업부서 업무 자료 예) 실무 교육 자료

다. 문서수집 원칙

• 문서는 기존에 보유하고 있는 문서를 변형하지 않고 수집하고, 정보시스템에 대한 자료는 별도의 정리 양식을 이용하여 작성한다.
• 수집된 문서를 바탕으로 경영 및 정보시스템 현황에 대한 요약표를 작성하여 그 내용을 숙지한다.
• 수집된 문서들은 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정하여 운영한다.
• 유형별 문서를 향후 활용을 위하여 문서 분류 방식을 결정한 후에 일정한 장소에 보관한다.
• 수집된 문서는 통상 대외비의 성격이 강하므로 개인별로 보관하는 것을 통제하고 문서 보안 관리에 주의한다.

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2. 사용자 면담 진행

사용자로부터 중요한 업무 내용을 수집하며 사용자들로 하여금 시스템 개발에 대한 관심과 신임을 고조시키고, 시스템 개발에 필요한 분야의 전문가와 대화를 통해서 필요한 정보를 수집하기 위해 면담을 진행한다.

가. 사용자 면담 진행

1. 계획 및 준비
   1. 면담 주제 선정
   2. 면담 진행 팀 구성
   3. 면담 대상자 선정
   4. 면담 일정 수립
   5. 면담 준비
2. 면담
   1. 면담 시작
   2. 면담 주제 토의
3. 면담 결과 분석
4. 분석 결과 피드백

나. 면담 수행시 고려 사항

• 면담 시간 준수
• 비밀보장
• 기대수준 설정
• 면담 범위 준수
• 적절한 대상자 선정
• 응답 유도
• 면담 내용 문서화
• 잘못된 선입견의 배제
• 전형적인 질문의 예
  • 업무 활동의 중요한 유형을 말씀하여 주십시오.
  • 이 업무 활동이 종료되면 무슨 일이 일어납니까? 또 그 다음에는 무슨 일이 일어납니까? 일반적 결과는 무엇입니까? 어떤 것이 잘못될 수 있습니까? 잘못되면 어떻게 조치합니까?
  • 업무를 트리거(Trigger)하게 하는 것은 무엇입니까? 언제 무엇을 합니까(월말과 같은 특정 시 점)? 그 밖에 하는 것은 무엇이 있습니까?
  • 어떤 정보를 보냈습니까? 이들로 어떤 작업을 실행했습니까?
  • 업무에 필요한 정보에는 어떤 것들이 있습니까? 이들 정보로 무엇을 합니까? 적당한 상세화 수 준은 어느 정도입니까?

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3. 워크숍

가. 워크숍 개요 및 목적

워크숍은 어떠한 목적을 달성하기 위하여 전문 진행자의 진행 아래 프로젝트의 현업 부서 측과 전산 부서 측의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의이다. 정치적이거나 개인적인 요소들의 영향을 피하고, 다양한 정보의 원천으로부터 정보의 빠른 추출이나 공유를 필요로 하는 경우나 단순한 회의나 토론 이상의 무언가를 요구하는 상황 등에 사용될 수 있다. 

나. 워크숍 준비

워크숍을 통해 달성해야 할 목표와 구체적인 논의 사항들을 도출하기 위해 사전 준비가 필요하다.

다. 워크숍 수행

프로젝트 관리자와 현업 책임자는 워크숍이 공정하게 진행될 수 있도록 노력하며 워크숍의 산출물에 이해관계를 가지고 있기 때문에 워크숍 진행자가 되어서는 안 된다. 또한 올바른 의사소통과 투명성을 위하여 전문 용어의 사용은 가능한 자제하고 사용자 입장의 언어를 사용하도록 한다.

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4. 현행 업무조사서

업무조사는 전체 부서에 대하여 동일한 기준으로 조사하는 것을 원칙으로 한다. 업무 표준화가 부진 하여 각 지점이나 부서마다 다르게 업무를 수행하는 경우가 발생할 수 있고, 회사 전체의 업무 수행 빈도와 데이터 수발량을 조사하기 위해서는 전수조사가 필요하기 때문이다.

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5. 현행 프로그램/데이터 관련 문서

현행 시스템에 대한 자료 수집은 향후 사용자 요구 사항을 좀더 세부적으로 진행하기 위한 사전 단계로서 반영되어야 할 현행 시스템의 업무요건을 빠짐없이 파악하기 위한 작업이다.